Ao contrário do que muitos afirmam, sem conhecer o Serviço Extrajudicial, é de que os “cartórios” são burocratas, atrasam a vida das pessoas e os titulares da delegação ganham muito.

   Posso afirmar que não há nenhuma burocracia nos Tabelionatos de Notas. Os serviços notariais são executados de forma totalmente informatizados, ágeis, pessoal preparado e, o mais importante, com segurança jurídica. 

  O Serviço Extrajudicial é fiscalizado pelo Poder Judiciário, em razão de dispositivo constitucional. Por isso é fiscalizado e, ao mesmo tempo recebe normatização em Provimentos, Recomendações, dos órgãos do Judiciário, ou seja: Conselho Nacional de Justiça, Corregedoria Geral dos Estados (e do Distrito Federal) e das Corregedorias Permanentes. Não bastasse isso, como todo ser mortal, recebe fiscalização tributária da Receita Federal, da Estadual e da Municipal. Os encargos tributários dos Serviços Extrajudiciais são enormes, inclusive o Fundo do Registro Civil, onde o cidadão é brindado com a gratuidade. 

   Portanto, você pode confiar no Serviço Extrajudicial, que de longa data recebeu a pecha – equivocada – da hereditariedade. Hoje o ingresso no Serviço Extrajudicial se dá, exclusivamente por Concurso Público. No Estado de São Paulo está para ser aberto o 12º, depois da Constituição de 1988, quando ficou claro que o serviço é realizado em caráter privado, porém, prestando um serviço estatal, por delegação.

   Cada um dos serviços, tem uma determinada atribuição, exceção ao Registro Civil, que além de sua atividade própria, também reconhece firmas e realiza autenticações.

   O Segundo Tabelionato de Notas, do qual estou titular desde 28 de dezembro de 1983, foi criado em 05 de março de 1923. Tenho a honra de suceder a grandes tabeliães, sendo os dois últimos Paulo Arantes Ferreira e Carlos Costa Primo.

   Aos notários compete: formalizar juridicamente a vontade das partes; - intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam ou queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo; - autenticar fatos.

    Aos tabeliães de notas compete com exclusividade:  lavrar escrituras e procurações, públicas; - lavrar testamentos públicos e aprovar os cerrados; lavrar atas notariais; - reconhecer firmas; - autenticar cópias.

Hoje – com muita ênfase as Atas Notariais – que com o novo Código de Processo Civil, se tornaram meio de prova muito importante e bastante utilizado.

   O Conselho Nacional de Justiça, através do Provimento nº 50, de 28/9/15, autorizou os Cartórios de Notas, Protestos de Letras e Títulos, Registros de Imóveis, Registros Civis de Pessoas Naturais, Registros Civis de Pessoas Jurídicas e Registros de Títulos e Documentos a adotar uma  Tabela de Temporalidade de Documentos, que está anexa ao referido ato normativo.

   Os documentos que venham a ser descartados devem ser previamente desfigurados de modo que as informações não possam ser recuperadas, especialmente as indicações de identidade pessoal e assinaturas.

Toda eliminação de documentos pelos cartórios extrajudiciais, devem observar os termos da Lei Federal 8.159, de 1991 (portanto coisa antiga) e a Tabela de Temporalidade de Documentos anexada ao referido Provimento e, deverá ser comunicada, semestralmente, ao juízo competente.

   Decorreu disso tudo que, o Segundo Tabelionato de Notas e Protestos de Ibitinga, por ser uma Serventia totalmente informatizada, sem susto, há mais antiga em informatização do Estado de São Paulo e, quem sabe do Brasil, resolveu eliminar os cartões de firmas, dos 25 anos anteriores. Por conta disso, os cartões de firmas, aqueles que o cidadão comparece no Tabelionato e deixa a sua “amostra de assinatura”, estava no sistema informatizado, desde 25/05/1994. Como na Tabela de Temporalidade essas amostras podem ser eliminadas (depois de devidamente desfiguradas), decorridos 20 anos, estão sendo destruídos 13.500 cartões de assinaturas, de 1999, para trás, o que envolve 25 anos. 

   Desta forma, muitas pessoas precisam refazer seus cartões para terem suas firmas reconhecidas no Segundo Tabelionato local. Isso irá gerar, um pequeno dissabor de ter que ir, rapidamente ao Tabelionato, munido da cédula de identidade, do CPF ou da CNH, tirar uma foto e deixar sua biometria. Até agora, felizmente, somente um dos nossos usuários reclamou. Agradeço muito aos demais, que compreenderam a necessidade do ato.

   Isso é para continuarmos da dar a maior segurança jurídica aos usuários do Serviço. Primeiro que muitas assinaturas já não conferem. Estado civil, muitos foram alterados, nomes alterados em razão de casamento, separação ou divórcio. Antes não tínhamos as fotos e nem a biometria. Há muito tempo, passamos a ter, tudo para garantir sua segurança. Esse pequeno incomodo, vale a pena, tenha certeza. 

   Tenha certeza de que, diariamente, somos surpreendidos com uma assinatura supostamente falsa, para ser reconhecida. Os esforços dos auxiliares e escreventes, que fazem Curso de Grafotécnica e Documentoscopia, são enormes para a checagem da semelhança ou não da assinatura submetida ao reconhecimento. 

   Reconhecer firma é o ato do tabelião reconhecendo como verdadeira uma assinatura em um documento. As chancelarias também fazem ato de autenticação das assinaturas dos cônsules. Para os instrumentos do próprio punho, ou seja, escritos, exige-se além do reconhecimento da firma, também o da letra, ambas normalmente da mesma pessoa. Hoje é raro o reconhecimento da letra, com a difusão dos documentos impressos e datilografados.

Cada vez tem menos valor o reconhecimento de firma, porque o tabelião reconhece por simples semelhança com o original que tem arquivado em suas notas (esses cartões que estão sendo destruídos), só incorrendo em responsabilidade civil e criminal se não tiver o modelo da firma que reconheceu. São duas as modalidades de reconhecimento de firmas: Verdadeira e por semelhança. Essa é presencial.